Grundsätzliche Überlegungen zum Umgang mit E-Mails

Zu viele E-Mails und fehlende Struktur im Umgang mit E-Mails sind ein weit verbreitetes Thema. Das Mailprogramm läuft im Hintergrund, holt automatisiert in regelmässigen Abständen die neue Elektropost vom Server und gibt Laut, wenn es Zuwachs im Eingangsordner gibt. Um nichts zu versäumen, werden Mails auch am Handy oder Tablet abgefragt. Wer Mails zwischendurch liest, lässt sie für später liegen. Markiert sie vielleicht noch. Doch so eine überschaubare Struktur zu schaffen, ist kaum möglich.

Spartanisch eingestellte Menschen haben eine E-Mailadresse für alle(s). Das Gegenteil sind Menschen, die eine Private E-Mail-Adresse haben, eine berufliche, eine für jedes Hobby und dann noch die Adresse für notwendige Anmeldungen, eine für Online-Käufe, eine … Ich kenne noch niemanden, der konsequente Ordnung und Übersicht im Mailprogramm hat. Der Normalfall ist eher der, dass die Zahl der ungelesenen Mails, die rot hinterlegt angezeigt werden kann, ab dreistellig ignoriert wird.

E-Mails in Theorie …

Dabei bieten Mailprogramme umfangreiche Filteroptionen an, die es ermöglichen, die E-Mails vorsortieren zu lassen. Spamfilter liefern sich tapfere Gefechte mit Spamrobots um unerwünschte Werbemails möglichst zielsicher so auszusortieren, dass sie dem Menschen gar nicht mehr unter die Augen kommen. Ratgeber empfehlen, nur zu bestimmten Zeiten die E-Mails händisch abzufragen und sofort in „Spam/Löschen“, „sofort beantworten“ und „kann warten“ zu unterteilen. Bearbeitete Mails nach Möglichkeit löschen oder korrekt ablegen ist der nächste Schritt.

… und Praxis.

Die guten An- und Vorsätze scheitern im Alltag rasch an der E-Mail-Flut. Ein Notprogramm besteht darin, sich ehrlich einzugestehen, dass man Mails, die mehrere Monate ungelesen im Eingangsordner lagen, auch in Zukunft nicht mehr bearbeiten wird. Zum Aufräumen gibt es die Methode, Dinge von zweifelhafter Notwendigkeit in einen Karton zu verpacken, den Karton mit Datum beschriften und ihn, wenn man ihn 6 Monate nicht geöffnet hat, unbesehen zu entsorgen. Auf E-Mails angewandt, kann diese Methode sehr befreiend wirken.

In den vergangenen Jahren verschob sich der Trend von großen lokalen Festplatten und teurem Webspace zu kleinen (schnellen) lokalen Festplatten und Gratis-Webspace, nun Cloud genannt. Weil E-Mails „keinen Platz brauchen“ und auch nicht abgestaubt werden müssen, stapeln wir sie bedenken- und gedankenlos in der Wolke. Wer früher jede Zeitschrift, jede Postwurfsendung und jeden Notizzettel aufgehoben hat und sich in der Wohnung bald nur mehr zwischen bedrohlichen Papier- und Müllbergen bewegte, war rasch und zumindest für BesucherInnen klar erkennbar ein Messie. Wer das mit Mails, die bis ins vorige Jahrhundert zurückreichen, tut, mag ein Cypermessie sein, bleibt als solcher aber unerkannt.

Abhängig von der Wolke?

Die Bequemlichkeit des Homo Technicus nutzend, krallen sich Konzerne unsere Daten um sie – selbstverständlich – sicher und gut zu verwahren. Erst, wenn etwas nicht wie gewohnt funktioniert und wir keinen Zugriff mehr auf „unsere“ Daten haben, stellen wir erschrocken fest, wie abhängig wir uns gemacht haben.

Reduktion und Vereinfachung ist in der reellen Welt seit ein paar Jahren ein Trend. Ich empfehle, die Maßstäbe auch in der virtuellen Welt anzulegen und den Computer und – vor allem – die Mailbox zu entrümpeln. Wenn man Mails als das betrachtet, was sie in 95% der Fälle sind, nämlich elektronische Notizzettel, und sie entsprechend rasch und häufig in den elektronischen Papierkorb wirft, wird auch die Frage nach POP3 oder IMAP an Wichtigkeit verlieren. Gleichzeitig verliert der Verlust von E-Mails bei Providerwechsel oder technischen Gebrechen seinen Schrecken. Im besten Fall wird so ein Verlust zum befreienden Frühjahrsputz.

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